Az ve öz konuşmak.

BLUF  tipi iletişim alışkanlığı.

“to the point” olmak, sadede gelmek ve gelince de uzatmadan bitirmek.

Hayatımın en büyük zorluğu 🙂 Bilen bilir !!!

Eğitim sistemi, sadeliğin, az ve öz olmanın tam tersine bir eğilim geliştirmemize sebep oluyor. Bilgiyi,pilot kalem eziyetiyle, “giriş, gelişme, sonuç” şeklinde ve dev paragraflarla aktarmaya çalıştığımız uzun ve afili kompozisyonları destekleyen eğitim sistemimiz ve sanki tamamını okuyabilecek vakti varmış gibi idealist davranan eğitimcilerimiz sağ olsun.  Dünyaya gelirken beraberimizde getirdiğimiz ve zamanla iyice şekillenen, atsan atılmaz, satsan satılmaz, muhterem karakterlerimiz de cabası. Bazısı diyeceğini tek cümleyle söyleyebilme yeteneğine sahip oluyor: Allah’ın şanslı kulu işte!  Bazısı buna nispeten meyilli oluyor. Bazısı da tam tersi! Bir de üstüne detaya gömülü bir mesleğin de varsa, yandı gülüm keten helva! Topla toplayabilirsen…

Oysa, bir bütün olarak dünyanın buna müsamaha gösterecek hali yok.

İnsanlık tarihi boyunca, az ve öz olmak, sade ve yalın iletişim kurmak, öykünülen, aranılan, zor bulunan bir özellik olmuş. En büyük yazarların bu konuda söylediği cümleleri bir düşünelim:

Friedrich Nietzsche’nin “Başkalarının bir kitapta anlattığını on cümleye sığdırma arzusu içindeyim” cümlesi bunun en güzel örneklerindendir.

Walt Whitman’ın “Sadelik, ifadenin medahar-ı iftaharıdır” cümlesi de aslında aynı şeyin altını çizer.

Az ve öz olmak, sade olmak, konu hakkında derin ve iyice analiz edilmiş bir bilgiye, arkasındaki süreçlere, anlatılması gerekenlere her açıdan çok hakim olmayı, adanmış bir çalışmayı gerektirir. Özel, güzel, kıymetli, zor rastlanan ve peşinde koşulan bir özelliktir.

Uluslararası danışmanlık firmalarından Egon Zehnder’in Yönetici Ortağı  olan ve “yetenek avcısı” olarak tanınan Murat Yeşildere ile bir görüşme yapmıştım. Görüşme sonunda, kendime bu yıl için kişisel gelişimim açısından çok önemli olduğuna inandığım bir hedef koydum: Az ve öz ifade konusunda ciddi bir şekilde çalışmak ve sade iletişimi başarabilmek.

Ardından hiç de kolay değişmeyecek bu tip bir özelliği, en büyük yazarların bile öykündüğü başka bir özelliğe çevirebilmek için çıkılacak bu amansız yolda çabalarken bana neyin yol gösterebileceğini araştırmaya başladım. Makaleler ve yorumlar okudum. Derken Joseph McCormack’ın,Türkçesi MediaCat Yayınları’ndan çıkan Brief isimli kitabını buldum. McCormack’ın biyografisini merak edenler The Brief Lab’ın internet sitesinden bilgi edilebilirler.

Kitabın kapağında şöyle yazıyor:

BRIEF – Kısa ve Öz – Daha Az Sözle Daha Çok Etki Yaratmak

Hedefim!

Bilgi bombardımanı, durmadan bölünen işler, kesintiler, konuşmalar, aynı anda onlarca işi yönetebilmesi beklenen yöneticiler, koşuşturan dünya, ilgi ve dikkat eksikliği, sabırsızlaşan insanlar, anlamsız ve uzun toplantı alışkanlığı, karmaşık kurumsal gereklilikler, bu özelliğin daha da çok aranılır olmasına sebep oluyor. Herkes yoğun, herkes meşgul, herkesin dikkati dağınık ve bölünmeye çok meyilli.. O yüzden de ana fikre hızla ulaşmak, ana fikri hızla anlayabilmek çok önemli.

Hemen söyleyelim: Bu önemli bir tercih. Böyle doğmamış olabilirsiniz, ancak çok çalışıp uğraşarak buna yaklaşabilirsiniz.

İşte, Brief, sadede gelmemiz ve mesajımızı etkili bir şekilde ulaştırabilmemiz için yollar, egzersizler ve vaka örnekleri veren bir kaynak. İletişim uzmanı McCormack, kitabın içinde yersiz yere çıkan kutucuklar, resimlerle dikkati dağıtan bir sunumu nedeniyle kendi anlattıklarıyla ara ara inceden ters düşse de kitap özünde çok başarılı.

Önemli Bilgi: Ele Avuca Sığmaz 600

İnsanlar dakikada yaklaşık 150 kelime konuşurmuş, ancak bunun 5 katını, 750 kelimeyi anlayabilecek bir zihinsel kapasiteye sahipmiş. O nedenle de biri konuşurken, konuşmayan tarafın dakikada 600 başka kelime düşünebilme ihtimali varmış 🙂  Aynı anda hem bir şey düşünüp hem de bir sohbete katılıyor olmaya, Ele Avuca Sığmaz 600 deniyor 🙂 Ne yaparsak yapalım, Ele Avuca Sığmaz 600’ün açığa çıkmasını engelleyecek şekilde iletişimi tercih edelim 🙂

Özlü olmaya sadece zaman açısından yaklaşmak çok hatalı olur. Aslında kısa ve öz olmak, McMormack’in tanımıyla “yoğun bir ifade kalitesi yaratmak anlamına gelir”  Yani az zamanı kullanmak değil, elimizdeki zamanı en iyi şekilde değerlendirmek asıl olay.

Kitapta, McCormack, 21st Century Learning Advisors’un kurucusu ve CEO’su olan Bernie Trilling’in ortaya attığı iki önemli terime atıfta bulunuyor:

1. Light brevity – hafif özlü olma – anlamadan özlü olma
2. Deep brevity – derin özlü olma – idrak içeren sadelik ve yalınlık hali

Biz burada derin özlü olmakla ilgileniyoruz ve derin özlü olmak, derinlere inip kafa karıştırmakla, bir konu hakkında hakikaten çok ayrıntılı bilgi sahibi olmakla mümkün. Yani az ve öz için çok ve uzun zaman çalışmak gerekiyor.

Yazara göre, özlü olmanın zorluğunun arkasında yatan 7 neden var:

1. Korkaklık
2. Güven
3. Duyarsızlık
4. Rahatlık
5. Karışıklık
6. Sorun, zorluk
7. Boşvermişlik

Az ve özlü olmanın önündeki engeli iyi anlamak lazım. Sizinkisi hangisi? Örneğin, benimkisi güven, karışıklık ve rahatlığın bir karması..

Anlatacağın her neyse, disiplinli, hazırlıklı ve saygılı ol, diyor yazar. Önemli bir egzersizden bahsediyor. Profesyonel hayatımıza dair çok kritik bir anı 1 dakikalık bir sunumla paylaşabilmek. Bunu başarabilmek için sadece 1. Aşama ayrıntılardan bahsetmek gerektiğini söyler.

1. Aşama ayrıntılar – kesinlikle gerekli olan
2. Aşama ayrıntılar – çok fazla uzatmadan tat katan
3. Aşama ayrıntılar – fazla bir şey katmayan

Sadede gelmek için bu da güzel bir egzersiz ve ipucu.

Özlü olmak için McCormack 4 yol öneriyor:

• Haritala – kısa ve öz haritalarla yüksek hacimli bilgiyi yoğunlaştır ve kırp
• Anlat – konuyu açık, özlü ve ilgi çekici bir şekilde aktar, hikayeleştir
• Konuş – Kads (konuşma, aktif dinleme, sohbet) prensibiyle kontrollü sohbetler yap
• Göster – görsellerin gücünü kullan, ilgiyi çek

Hadi birazcık daha açalım:

Haritala

McMormack, Kısa ve Öz Harita olarak adlandırdığı bir çeşit zihin haritası geliştirmiş. Kısa ve Öz haritada, her biri belli bir işleve sahip bazı kutular var. Ortadaki kutu anafikir, verilmeye çalışılan fikir ise, gerisi de bu bahsettiğim kutular:

• Arka plan veya başlangıç – Başlangıçtan sonra güncel bilgiyi vermeye nasıl başlayacağım? Hangi cümleler?
• Sebep veya uygunluk – Neden ne? Muhtemel yeni adımlar ne?
• Dahil edilecek ayrıntılarla ilgili kritik bilgi – ilerleme, gecikme, belirli ihtiyaçlar
• Sonuç veya karar
• Sorulmasını beklediğiniz veya sizin sormak isteyebileceğiniz izleme soruları

Hikaye Anlatma

Kurumsal jargonda boğulmadan, açık, net, anlaşılır, özlü ve etkileyici olmak için hikaye anlatın de McCormack.

Steve Jobs’ın 2007’deki ilk iPhone tanıtım videosunu örnek olarak veren McCormack, Jobs’ın konuşmasında hemen amacı ortaya koyduğunu, bu hikayedeki kötü karakteri hızla tanımladığını, markasının amacını ve sunumunu güçlendirecek vaadi aktararak çok etkili bir hikaye paylaştığını söyler. Bir tanıtımın ne kadar etkili ve farklı olabileceğini belirtir.

Satmayın, anlatın. Çünkü anlatmak sohbete benzer. İnsanlar, iyi bir hikaye duyunca sohbetle daha çok ilgilenir.

Hikaye anlatırken, mesaj haritalarından faydalanılabileceğini söylüyor yazar. Kurumsal görüşler listesini, görsel hikaye anlatımı haritalarına dönüştürmek için yani Hikaye Anlatan Harita yaratmak için ne kadar uğraştığını anlatıyor.

Mükemmel bir hikaye için bir gazeteci gibi düşünmek lazım ona göre. McCormack’in verdiği ana unsurlar şöyle:

• Güçlü bir başlık/manşet
• Etkileyici bir giriş paragrafı
• Net bir çatışma
• Kişinin kendi sesi
• Tutarlı bir akış
• Karakter gelişimi
• Kuvvetli bir sonuç

Tabii bir de hikayenin anlamlı ve akla yatkın olması, bir teze sahip olması ve bir sonuca bağlanması gerektiğini de belirtiyor.  Hikayeleri kısa ve öz tutmak hedefimiz.

Elbete burada, niçin, nasıl, nerede, ne zaman ve ne gibi sorulara cevap veren kurumsal bir hikayeden bahsediyoruz. Çok önemli bir şeyin aktarımın kolaylaştıran bir hikayeden.

Hikaye Haritasının yapısında alttaki balonlar yer alır. Kitapta, McCormack Steve Jobs’ın konuşmasını bu balonlarla değerlendiriyor.

• Anafikir – hikayenin merkez unsuru, manşeti
• Düzen veya zorluk – Kuruluşun bulunduğu piyasanın zorlukları, özellikleri, durumu vs
• Fırsat – Değişim yaratmak, çözüm bulmak için yapılabilecekler, olası fırsatlar
• Yaklaşım – Nasıl, nerede, ne zaman? Hikayen nasıl gelişiyor?
• Sonuç/Getiri

Kontrollü Sohbet

İyi, anlamlı ve kontrollü sohbetler, kısa ve öz olmak için çok önemli. Kontrollü sohbet, aslen disiplinli sohbet demek.

Uzun ve karmaşık konuşmalardan kaçınmak için 3 şeyen uzak durmak gerekiyor:

1. Pasif dinleyicilik
2. Kendi sıranı beklemek
3. Arada sırada karşılık vermek

Karşındakini gerçekten dinlemememiz, onları merkeze oturttuğumuz bir sohbet kurgulamamız çok önemli. Konuşurken ara ara sözlerimize ara vermemiz ve karşımızdakinin ilgisini, durumu ne kadar anladığını, aynı noktada olup olmadığımuzu kontrol etme şansına sahip oluruz.

Burada önemli olan KADS Rotası, diyor McCormack: Konuşma, Aktif Dinleme, Sohbet

Karşımızdakinin sözü bitince, konuşmaya hazırlıklı olmalı ve vereceğimiz cevap hakkında açık, net bir fikre sahip olmalıyız. Onları sürekli dikkatle dinlemeliyiz, gerçekten ilgi duyduğumuz kısımlarda devreye girerek duyduklarımızla ilgili açık uçlu sorular sormalıyız. Konuşma sırasındaki doğal duraklamalarda araya girip bu sırayı ilgisiz bir sohbet için harcamamalı, sözleri çok uzatmadan bitirme vaktini bilmeli, bu arada da genel olarak cevapları kısa tutmalıyız.

Aktif dinleme aslında bizi daha insani, ilgili, kontrollü kılıyor. Sonuçta kontrollü sohbette de sohbeti değil kedimizi kontrol ediyor oluyoruz.

Gösterme ve Anlatma

Aslında görsel olarak öğrenmek doğuştan daha güçlü olduğumuz bir olay. Görsel iletişim unsurları, sözcüklerden ve metinlerden daha güçlüler, daha etkililer. Görsel ögeler, yazılı ögelere göre daha kolay anlaşılıyor, daha çok hatırlanıyorlar. Bunu sunumlarımıza, anlatımlarımıza sokmalıyız. Tabii ki iletişimi yapan taraf açısından bu kolay değil, yüzlerce kelimeyle anlatılabilecek bir bilgiyi tek bir görsel ögeyle aktarabilmek için konuya çok hakim olmak, o yalnlık için derin bir bilgiye sahip olmak gerekiyor. Yani konu hep yalınlığın derin bir bilgi birikiminden geldiğine işaret ediyor.

Sunumları çizmek, internetten kısa videolar bulmak, kendi videolarımızı hazırlamak, beyaz tahta kullanmak, göstererek anlatmak için bazı küçük eşyalar kullanmak, prezi gibi sunum programlarını değerlendirmek, Google’dan görsel data bankası olarak yararlanmak, kelimeler değil müthiş ve anlamlı fotoğraflar veya ikonlar kullanmak, not kağıtlarını renklendirmek, infografiklerin ve youtube videolarının gücünden yararlanmak McCormack’ın önerileri arasında.

Unutmayın, yalın iletişimciler, gereksiz tüm sözcükleri yok ederek sunum hazırlıyorlar.

Yazılı İletişimi Daha Çekici Hale Getirmek

Metinler elbette  ki hayatın gerçeği. Peki kısa ve ilgi çekici metinleri kim istemez, değil mi? Şu maddelere dikkat o halde:

• Güçlü bir başlık
• Orijinal pencere boyutuna sığacak bir e-mail mesajı
• Metinlerdeki beyaz alanlara hakkını vererek sıkış tıkış cümleler değil, ferah bir yerleşimle, az sayıda cümle kullanımı
• Kalın harflerle önemli yerleri ön plana çıkarma
• Madde işaretlerinden yararlanma
• Fazlalıkları kırpma

McMormack sadece bu yöntemlerle sınırlı tutmuyor kısa ve öz yaklaşımını.

Ona göre toplantıları şu yöntemlerle kısa ve öz tutabiliriz:

• Toplanmadan önce hazırlanarak
• Zaman sınırlaması ve moderatör koyarak
• Girizgahları kısaltarak
• Aktif dinleyiciler görevlendirerek
• Her seferinde bir kişinin bir konuşma sopası alarak ve sınırlı sürelerle konuşmasını sağlayarak
• Oturup yayılmak yerine ayakta durarak

Sosyal medya mesajları, sunumlar, e-maillar, iş görüşmeleri

Aynı şekilde sosyal medya mesajlarımızı ve e-maillarımızı da kısa tutmaya fokuslanmalıyız.

.Özellikle www.ted.com ‘un listesine bakmamızı, popüler konuşmaları dinlememizi tavsiye ediyor. TED standartlarına göz atmakta fayda var, Ted sunum kuralları aslında oldukça yol gösterici.

Satış sunumlarında, satmaya çalışmaktan ziyade anlatmak lazım. Hikayelerimizi neden ve ne sorularının yanıtlarını verecek şekilde kısa bir asansör konuşması gibi şekillendirmeye fokuslanmalıyız. Bunu yaparken insanların ilgisini çekecek sohbetler açmalı ve böylece onların da katılımını sağlayarak odaklarını kaybetmemelerini sağlamalıyız. Sonuçta, müşteriler neyin farklı ve daha iyi olduğunu anlamak istiyorlar.

Bir şey yeterince açık ve netse daha netleştirmeye çalışmamak önemli.

Az ve öz olmak, bir yerde sohbetlerin cankurtaranı çünkü aklımıza gelen her şeyi söylememizi ve böylece sonradan pişman olacağımız gaflara düşmemizi de engelleyen bir özellik bu. Bilhassa patronla ilişkilerde, iş görüşmelerinde bu kuralı atlamamamızı tavsiye ediyor McCormack.

Son olarak da 3 rakamının gücünden yararlanmamızı bilgileri kısa bir liste olarak aktarmamızı tavsiye ediyor McCormack.

Bunların hiç biri bugünden yarına değişebilecek, özümsenebilecek ve hızla uygulanabilecek şeyler değil, elbette. Bir yol gösterici, bir kılavuz lazım. İşte, Brief’te bize yol gösterebilecek bir çok egzersiz ve bir de eylem planı var:

Sebebe hızla gelmek, manşetlemek, haritalamak, kısaltmak için zaman ayırmak, dikkatle dinlemek, 3 rakamının gücünden yararlanmak, toplantılarda bize tanınan zamanın yarısı kadar zamanımız varmış gibi davranmak, kendi dilimizi kullanmak, resim çizerek anlatmak, konuşurken duraklamak ve daha bir çok farklı başlıkta bir egzersizler listesi mevcut.

Konuyla ilgili daha detaylı bilgilere ulaşmak ve yakından takip etmek için The Brief Lab’ın internet sitesini incelemenizi tavsiye ederim. The Brief Lab Linkedin ve The Brief Lab Twitter hesaplarını da takip edebilirsiniz: son derece dikkat çekici ve faydalı makaleler ve yayınlar paylaşıyorlar.

Bu konuda benim gibi yol arayan ve gelişmek için çalışması gereken insanlar için Brief, kesinlikle iyi bir kaynak.