Ken Blanchard’ın William Oncken Jr ve Hal Burrows ile beraber kaleme aldığı The One Minute Manager meets the Monkey, Türkçe ismiyle Bir Dakika Yöneticisi Maymunla Tanıştı kitabını henüz bitirdim.
Ken Blanchard, uluslararası camiada çok iyi tanınan bir yazar, eğitmen, danışman. Massachusetts Üniversitesi’nde liderlik ve organizasyonel davranış alanlarında ders veren bir akademisyen. Liderlik, motivasyon yönetimi, yönetim değişimi konularında çok değerli çalışmaları olan bir uzman.
William Oncken, Jr, yönetim alanında ustalaşmış bir danışman, okutman, eğitmen ve konuşmacı idi. Yıllarca Managing Management Time ( Yönetim Zamanını Yönetmek) ve Managing Managerial Initiative (Yönetimsel Girişimi Yönetmek) isimli seminerleriyle yöneticilere – benim “özgür zaman” olarak nitelendirdiğim – kendi isteklerine bağlı olarak hareket edebilecekleri o beklenen boş zamanı yaratabilmeleri için gerekli stratejileri aktaran Oncken’ın, 1974’te Harvard Business Review’da yayınlanan Management Time: Who’s Got the Monkey isimli makalesi, bu yayının tarihinde en çok baskısı alınan makalelerinden birisi olmuş.
Hal Burrows, yönetim ve pazarlık alanlarında ustalaşmış bir konuşmacı ve eğitmen. Özellikle Managing Management Time ve Managing Negotiations Under Pressure isimli seminerleriyle tanınan Burrows, aynı zamanda başarılı bir girişimci.
Nedir bu One Minute Manager Efsanesi?
Aslında her şey, o sırada hedef koymak ve geri bildirimde bulunmak konulu One Minute Parent kitabını yazan Spencer Johnson’ın, Ken Blanchard’ın kendisini davet ettiği paralel içerikli bir semineriyle başlıyor, diyebilirim. Seminerin sonunda, Johnson, Blanchard’a “boşver ebeveyn kitabını, gel One Minute Manager’ı yapalım”, diyor. İşte, One Minute Manager “Bir Dakika Müdürü” serisi böyle başlıyor. Bu kitapta, bizlerle etkili ve etkin yönetimin prensiplerini paylaşıyorlar.
İkilinin birkaç basit yönetim sırrıyla insanlara daha iyi çalışmaları için yardım ettikleri bu ilk kitabın ardından, Leadership and the One Minute Manager geliyor, yani Liderlik ve Bir Dakika Müdürü. 1960’lar itibariyle “durumsal liderlik” (situational leadership) kavramı üzerinde çalışan Blanchard, okura bu ikinci kitapta, eldeki iş güçü ve işe en iyi şekilde liderlik edebilmenin, çalışanın içindeki en güçlü ve iyi tarafları ortaya çıkarmanın yollarını aktarıyor.
Ardından, Batı Kanada’da Domo Gas isimli benzin istasyonları zincirinin kurucusu olan Sheldon Bowles ile birlikte müşteri memnuniyeti yaratmak üzerine bir kitap yazıyorlar: Raving Fans!: A Revolutionary Approach to Customer Service, Çılgın Müşteriler: Müşteri Hizmetleri için Devrimsel Bir Yaklaşım. Sonradan en çok satan kitaplar listesine giren bu kitabın ardından Blanchard ve Bowles, memnun müşteri yaratmak için öncelikle memnun ve motive çalışanlara sahip olmak gerektiğini farkediyorlar. Gung Ho! ile okura, çalışanları motive etmek konusunda son derece ilham veren bir öykü aktarıyorlar. Eğer çalışanın kurum konusunda, senin duyduğun kadar heyecan duyarsa, o zaman çılgın müşteriler yaratabilmek için gereken şeyleri yapmak amacıyla bizzat kendileri harekete geçerler, diyorlar.
Bir Dakika Yöneticisi Maymunla Tanıştı
Gelelim bizim kitaba: The One Minute Manager meets the Monkey, Türkçe ismiyle Bir Dakika Yöneticisi Maymunla Tanıştı. Esprili, son derece basit ve rahat anlatımlı bir kitap. İnsan elinden bırakamıyor. Detaya gireceğim ancak önce sıralamadaki yerinden bahsetmem lazım.
Blanchard, 1974’te Harvard Business Review’da yayınanan Management Time: Who’s Got the Monkey isimli makaleyi okuduğunda beyninde ampüllerin yandığını söylüyor. Makaleden yıllar sonra, Bill Oncken’ın Managing Management Time isimli seminerlerinden birine katılıyor. Bu seminerlerin içeriği için, organizasyonların nasıl gerçek anlamda çalıştığını, patronunun, ekibinin, içeride ve dışarıdaki çalışma arkadaşlarının desteğini nasıl kazanabileceğini görebiliyordunuz, diyor Ken Blanchard. Seminerde kendisi “ortalık yerde ağlayamayacağı için” yapabileceği tek şeyi yapıyor ve çokça gülüyor. Neden mi? Bill Oncken’a göre, Blanchard, o dönemde tipik entelektüel ve yüreği kanayan bir sosyal teorisyen ve kendince hayattaki rolü, başkalarına yardımcı olarak onların acısını ve zorluklarını yok etmek. Blanchard’ın kendi tanımıyla, tam olarak “üst seviyeden bir maymun toplama takıntılı kişi”. İşte bu kitap, Oncken’ın seminerinde, patron, yönetici, çalışan, iç ve dış çalışma arkadaşlarının desteğini kazanma bölümlerinden, “çalışanlar” kısmı üstüne geliştirilmiş bir kitap. Kitabı o sırada Oncken’ı en iyi eğitmenlerinden biri olan Hal Burrows ile birlikte yazıyorlar, maalesef Oncken kitabın bitişine yakın vefat ediyor ve aslında kitabın son halini göremiyor. Ancak bu kitabın temelinde onun semineri ve makalesi var. Bu yüzden, kendisine ben de teşekkürlerimi yollamak istiyorum.
Monkey nedir?
“A monkey is the next move” diye tanımlamış Blanchard. Yani odana biri girip de, “Müdürüm bir sorunumuz var” diyorsa, aslında yanında bir maymun getirmiş oluyor. İşte, yöneticiler, ekiplerinin maymunlarıyla nasıl baş edeceklerini ve bu konuda ne yapmaları gerektiğini bilirlerse, aslında, çok daha iyi yöneticilik ve hatta liderlik yapabilir hale geliyorlar. Kitabın tüm olayı bu.
Yöneticilerin en büyük sıkıntılarından biri, kendisine bağlı tüm çalışanların yapmaları gereken işleri günün sonunda bir şekilde bizzat kendilerinin yapıyor olması durumu, değil mi? Sadece yöneticiler için değil, ebeveynler için de bunu söyleyebiliriz, eşler için de.. Size bağlı birinin gelip bir sorun olduğunu söylediği zamanları düşünün, ona nasıl karşılık verdiğinizi de hatırlayın. Eğer “ben, bunu biraz düşüneyim”, diyorsanız, işte hooop, maymun o kişinin kucağından sizin kucağınıza geldi, demektir. Böyle bir sürü maymun kucağınıza gelmişse, siz, kendi yöneticinize veya bağlı olduğunuz kişilere karşı zorda kalabilirsiniz. Biriken tonla maymunu beslemek, iyileştirmek ve yollamak mümkün olmayacaktır. Oysa, sizin işiniz o maymunlarla ilgilenmek, onlara bakmak, hastalıklarını iyileştirmek değil, çalışanlarınızın bunu etkin bir şekilde yapmasını sağlarken, üstlerinize raporları ve işleri etkin ve vakitli bir şekilde aktarmak, çalışma arkadaşlarınızla da iyi bir ilişki kurarak diğer sorumluluklarınızı da etkili yönetmek. Ama onlarca maymun sizin tepenizdeyken bunları yapmak biraz zor. Üstelik, bu arada, ekibinizin kendisi de maymunların sorumluluğu bizzat size geçtiği için beklemede kalacaktır falan.. Eğer başkalarına, ekibinize, çocuğunuza vs gerçekten yardımcı olmak istiyorsanız, balığı vermeyin, balık tutmayı öğretin, diyor Blanchard !
Kitapta güldüğüm bir şey var: Benjamin Franklin’in büyükbabasının sözüymüş: “Sinirli bir patronla çalışmak zordur, özellikle de patronu sinirlendiren bizzat sizseniz!” ! Patronu sinirlendirmemek lazım.
Güldüğüm başka bir laf ise şuydu: “Her zaman patron ne isterse yapın, eğer patronun istediğini yapmak istemiyorsanız, o zaman da patronun istediğiniz şeyi istemesini sağlayın ama her zaman patron ne istiyorsa, yapın!” Keşke bu kitabı iş hayatına başlamadan evvel okuyup içselleştirseydim diyorum. Maymuna sahip olmak, liderlik, iş arkadaşlarıyla ağ-bağ meselelerinden de geçtim, sırf bu patron kuralı bile, aslında acı ama gerçek bir kural!
Blanchard diyor ki bir kere her maymuna dahil olan iki taraf var: maymunun sahibi ve maymunun gözetleyip deneyetleyeni. Maymunun sahibi kim, bunu kesinlikle netleştirmek lazım. Bu, yöneticinin kendisi olmamalı, çalışan olmalı. Hatta genellikle maymunlar, organizasyondaki en düşük pozisyonlu insanların olsa, daha iyi olur, diyor. Hem zamanının fazlalığı, işinin orantısal olarak azlığı, hem işi teknik olarak yapıyor oluşu ve işe yakın oluyor oluşu itibariyle, bu maymuna sahip olduğu takdirde, düşük pozisyonlu biri, sahipliği daha kuvvetle yaşayabilir, diyor.
Çalışanların maymunlarından kurtulursan, yani onların maymunlarıyla kendin ilgilenmek yerine, onların gerçekten ilgilenmesini sağlarsan, çalışanlarına ve onlarla olan ilişkine daha fazla zaman ayırabilirsin. Sana zaman kalır, planlama yaparsın, organizasyonla, yaratmakla, çalışanlarla ilgili işlerine ve yönetimsel diğer görevlerine fokuslanabilirsin ki bunların artısı gitgide artarak sana ve ekibine yansır.
Peki bu maymun yönetiminin kuralları nedir?
- Sonraki hamleleri netleştirmek, tanımlamak
- Maymunu birine atamak ve o kişiyi netleştirmek
- İşin yönetimini garanti altına almak, yani maymunun hastalanma, ölme vs riskini bertaraf etmek
- Maymunu beslemek ve kontrol etmek için mini toplantıları ayarlamak,bu toplantıların zamanlarını ve yerlerini belirlemek ve muhakkak gerçekleştirmek
İnsanlardaki sorumluluk duygusunu yaratmak ve tetiklemek için yapılması gereken en iyi şey, insanlara bizzat sorumluluk vermektir. Buna sonuna dek katılıyorum. Ebeveyn isen, genç bir çalışansan ve stajerini eğitmek ve öğretmek istiyorsan, müdür isen… Fark etmez. Sorumluluk vereceksin ki karşındaki bunu bilsin, anlasın, hissetsin ve ilerlesin.
Kitap da bunu söylüyor. Tabii ancak sorumluluk verdiğin insanların bunu yapabileceklerinden emin olman, bunu iyi yönetmen de lazım. Ne zaman emin olacaksın, ne şekilde destek olabilirsin? İş tamamen bırakmaktan değil, aslında etkili yönetmekten bahsediyoruz.
O zaman, maymunun sağlığını garantilemek için Blanchard’ın tavsiye ettiği 2 yöntem var:
- Eğer, çalışanının bu konuda bir şekilde düzeltilmesi zor bir hata yapma riski hissediyorsan, o zaman ortalık yanmadan, işin başında, onlardan gelecek önerileri dinle, müdahale edilecek bir şey var ise et ve onay ver
- Çalışanın bunu rahatlıkla yönetip halledebileceğini düşünüyorsan, o zaman bırak, kendileri özgürce yönetip çözsünler. Ancak muhakkak takip et.
İşte, iyi yönetici, çalışanların mümkün oldukça ikinci yolu seçmelerini teşvik etmeli, ancak birinci duruma yakın durumlarda ise kendisine gelmelerini sağlayabilmelidir. Tabii bunu yaparken çalışanları motive etmek, özgürlük ve yetkinlik duygularını geliştirmek ile organizasyonun ve işlerin akışının korunmasını sağlamak arasındaki denge de yine yöneticinin bulması gereken bir denge.
Ayrıca, bahsettiğimiz ara kontrollerin, programa sadık olarak yapılması da yine maymunların sağlığı açısından çok önemli.
Buraya kadar bir maymunu bir çalışana atamaktan bahsettik. Ancak bir de delege etmek var, yani bir çalışanı, bir çok maymundan oluşan bir grup işle, bir projeyle olduğu gibi yetkilendirmek. Bir çalışanı, bir projeyle ilgili yetkilendirmek, projeyi onun yönetimi altına vermek, yöneticilikte başka bir seviye tabii. Yönetici açısından faydası epeyce büyük. Çünkü böylece, kendisine, ekibine koçluk yapabilmesi için gereken zamanı sağlar bu durum. Böylece, ekibine, yöneticilerine, içerideki ve dışarıdaki çalışma arkadaşlarına ayıracağı zamanı artar. Yine de delegation yani yetkilendirme hadisesinde de kritik noktalar var, gözü kör atlanacak bir aksiyon değil. Bunun detaylarını, Blanchard, kitapta oldukça net bir şekilde anlatmış.
Organizasyona Dair Zamanı Yönetmek
Yöneticinin yetkilendirmeyle birlikte kendisine kalan önemli zamanı 3 ana başlıkta değerlendiriyor Blanchard:
- Kendi yöneticine ayrılan zaman
- Sisteme ayrılan zaman
- Kendine ayrılan zaman
Kendi yöneticine ayrılan zaman çok önemli, yukarıda da söylediğim üzere, patron ne isterse yapmalı ! Şaka bir yana, patrona ayırdığın zaman artarsa, o zaman onu sakinleştirebilirsin. İşleri önce onun istediği gibi yaparak, zamanla sana ve başarına olan güveni artacağından, sana vereceği özgürlük ve zaman da paralel olarak artar, bu da başarını artırır. Yaşayan bir döngüden bahsediyoruz, sana daha çok zaman kalır.
Sisteme ayrılan zamanı, bürokrasi olarak görmemek lazım, aslında farklı departmanlardan çalışma arkadaşlarınla ilişkini iyileştirirsen, yeri gelip onlara işin düştüğünde, önceliklendirilebilirsin, iş hızlanabilir, bazı prosedürlere girmene gerek kalmadan ilerleyebilirsin, vs. İşte, bunu da mezun olmadan öğrenseymişim, iyiymiş !
Kendine ayrılan zamana gelince, bunu ikiye ayırıyor Blanchard: “discretionary” yani gerçekten kendine kalan o özgür zaman, yarattığın, araştırdığın, planladığın, düşündüğün o müthiş aralık ve astlara ayrılan zaman… Aslında özgür zaman şirketlerde çalışanların sahip olması gereken çok önemli bir vakit ancak maalesef en ufak bir olayda da hepimizin ilk kestiği zaman, bu zaman. Hemen buradan fedakârlık ediyoruz, oysa, işlerin sağlığı tam da buradan geçiyor.
Astlara bağlı zaman, başkalarının maymunlarıyla ilgilendiğimiz zaman. İşte, bunu atama ve yetkilendirmeyle yok etmeye çalışmak lazım diyor Blanchard.
Kendinize kalan o özgür zamanı, daha da fazlasını yaratabilmek için etkili kullanmak lazım, diyor.
Yönetici, yönetir, çalışanın yapmasını, işlerin yürümesini sağlar, işleri yapan kişi o olmamalıdır. Bu o kadar önemli, o kadar basit ancak o kadar göz ardı edilen bir gerçek ki bugünün dünyasında.. Hepimiz bu deneyimleri görerek ilerliyoruz, erkenden fark etmek aslında dev bir değişime sebep oluyor. İşten başını kaldıramayan ve hayatı kalmayan yöneticilerden, zamanı etkin yöneten, koçluk vazifesini de üstlenerek ekibini etkinleştiren yönetici ve hatta liderlere varmak için aralıksız okumak gerektiğini düşünüyorum. Müdür, yönetici olmasan da bir gün olana dek kendini geliştirmek ve farkındalığını arttırmak gerekiyor.
Okuyalım! İzleyelim ! Analiz edelim ve ilerlemek için çalışalım !
